15 kỹ năng văn phòng cơ bản cần có

Để thích ứng với môi trường công sở, ngoài năng lực bản thân bạn vẫn cần rất nhiều những kỹ năng văn phòng. Đây cũng chính là chìa khóa then chốt để bạn thành công trong công việc hay không.

Kỹ năng văn phòng là nền tảng cơ bản để bạn lọt vào mắt xanh của các nhà tuyển dụng và tồn tại nơi công sở. Điều này chiếm vai trò rất quan trọng khi đến 60% sự thành công của một nhân viên trong công ty.

Đa phần mọi người đều nghĩ một nhân viên văn phòng thì công việc thường ngày của họ là đánh máy, in ấn, mua dụng cụ văn phòng phẩm,… Tóm lại là làm những công việc đã có sẵn, chỉ cần áp dụng thôi. Nhưng sự thật lại không phải như vậy, một nhân viên văn phòng thực thụ cần rất nhiều yếu tố bồi dưỡng lên. Và dưới đây là một vài gợi ý cho những kỹ năng cần thiết.

15 kỹ năng mềm cơ bản mọi nhân viên văn phòng cần có

Nhân viên văn phòng giữ một vai trò quan trọng trong công ty. Công việc chính của họ là sắp xếp công việc, vào sổ sách và làm những việc hỗ trợ khác. Tuy nhiên, khi mà các công ty ngày càng khắt khe và đòi hỏi nhiều hơn ở nhân viên. Nhân viên văn phòng không chỉ phải có kỹ năng tin học tốt mà còn cần nhiều khả năng khác. Hãy tìm hiểu 15 kỹ năng văn phòng cơ bản dưới đây để biết thêm chi tiết.

1. Kỹ năng giao tiếp
2. Kỹ năng sáng tạo
3. Kỹ năng tin học
4. Kỹ năng chăm sóc khách hàng
5. Ham học hỏi
6. Năng động tự tin
7. Kỹ năng xử lý giải quyết vấn đề
8. Tổ chức và sắp xếp thời gian khoa học
9. Kỹ năng làm việc nhóm
10. Biết lắng nghe và thấu hiểu
11. Kỹ năng quan sát
12. Kỹ năng lãnh đạo và chịu trách nhiệm
13. Khả năng quản lý thời gian
14. Giải quyết mâu thuẫn
15. Ra quyết định

1. Kỹ năng giao tiếp

Đây là kỹ năng văn phòng cơ bản đầu tiên và quan trọng nhất. Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định của thành công. Kỹ năng thông tin là khả năng giao tiếp hiệu quả suy nghĩ và ý tưởng của bạn trong giao tế, trên giấy tờ và qua điện thoại. Nó liên quan đến việc biết lắng nghe người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các ý kiến, quan điểm của người khác. Bạn không cần phải nói hay như diễn giả, nhưng phải biết cách linh động trong từng vấn đề.

Đây chính là điều đầu tiên bạn gây ấn tượng đối với mọi người xung quanh. Hãy nhớ giao tiếp không phải hùng biện, có thể bạn hùng biện rất tốt nhưng không có nghĩa bạn giao tiếp tốt. Giao tiếp là cách bạn lắng nghe và thuyết phục đối phương như thế nào, kết quả ra sao? Bạn cũng không cần thể hiện bạn thân quá nhiều trước đám đông, điều này sẽ dễ gây ra tác dụng ngược, khiến bạn trở nên “khó ưa” với nhiều người. Kỹ năng giao tiếp nằm ở cách mà bạn quan sát, kiên nhẫn lắng nghe, bình tĩnh, thuyết phục mọi người.

Xem thêm: Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp

2. Kỹ năng sáng tạo trong công việc

Kỹ năng mềm cơ bản thứ hai là kỹ năng sáng tạo. Không ai dạy bạn cách sáng tạo trong công việc, nếu có chỉ là hướng dẫn bạn nên làm như thế nào để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Vậy kỹ năng sáng tạo trong công việc do chính bạn nắm bắt và khơi nguồn. Một công việc quen thuộc, làm hàng ngày theo một cách dập khuôn chỉ mang lại cho bạn kết quả như những lần trước. Hãy thử tìm cách khác để thực hiện công việc đó nhanh hơn, sáng tạo hơn và cho kết quả tốt hơn.

Xem thêm: Cách rèn luyện kỹ năng tư duy sáng tạo

3. Kỹ năng tin học

Kỹ năng tin học là một trong những kỹ năng cần phải có khi bạn muốn làm việc tại văn phòng. Bao gồm: kỹ năng gõ bàng phím nhanh, sử dụng thành thạo Word – Excel, sử dụng Email hiệu quả, cách sao lưu dữ liệu và bảo vệ thiết bị khỏi phần mềm độc hại. Thông thạo tin học hỗ trợ rất nhiều trong công việc mỗi ngày, giải quyết các hoạt động trong công ty trở nên nhanh chóng hơn.

Kỹ năng sử dụng vi tính không chỉ đơn giản trong việc sử dụng thành thạo các phần mềm thông dụng như Word, Excel ….Khả năng tự tìm tòi, học hỏi cách dùng các công cụ khác nhau trên máy vi tính cũng rất cần thiết, bởi công nghệ không ngừng phát triển và đang được tích hợp ngày càng sâu vào việc vận hành doanh nghiệp.

4. Kỹ năng chăm sóc khách hàng

Đa phần công việc ngày nay đều nằm trong ngành dịch vụ. Hiểu giá trị khách hàng là một điều vô cùng cần thiết. Nó bao gồm chào khách hàng sao cho đúng cách, nhớ tên họ và giải đáp những thắc mắc một cách chu đáo. Sau đây là một số lưu ý:

• Kiên nhẫn. …
• Chú tâm. …
• Giao tiếp rõ ràng. …
• Kiến thức về sản phẩm/dịch vụ …
• Khả năng chủ động trong ngôn ngữ …
• Kỹ năng chủ động. …
• Quản lý thời gian. …
• Khả năng “đọc” khách hàng.

Có thể bạn quan tâm: 25 kỹ năng chăm sóc khách hàng hiệu quả bạn phải biết

5. Ham học hỏi

Trở thành một người luôn phấn đấu học hỏi không chỉ dừng lại ở mức khẩu hiệu. Văn phòng ngày nay đòi hỏi bạn phải không ngừng trau dồi các kĩ năng mới. Nhân viên nên tích cực đón nhận những cái mới, hiện đại hơn.

Hãy kiên trì và không ngừng học hỏi, vì cuộc sống là một hành trình bất tận, bạn sẽ nhận lại được vô số điều đáng giá. Để có thể có một cuộc sống trọn vẹn, bạn cần không ngừng học hỏi và đón nhận những thách thức mới trong cuộc sống. Hãy luôn học hỏi, cho dù bạn đang đứng ở vị trí nào trong cuộc sống và sự nghiệp.

6. Năng động tự tin 

Hai yếu tố này góp phần vào sự phát triển và con đường thành công của bạn. Một người tự tin sẽ luôn có những mục tiêu rõ ràng cho cuộc đời mình. Năng động sẽ giúp chúng ta có nhiều mối quan hệ và luôn được đánh giá cao. Khi là người tự tin, năng động bạn cũng cần phải thể hiện được khả năng chinh phục, lãnh đạo của bản thân đó là lôi kéo người khác đứng về phía mình, làm theo kế hoạch của mình.

7. Kỹ năng xử lý giải quyết vấn đề

Không phải lúc nào cuộc sống cũng như công việc luôn thuận lợi, suôn sẻ. Sẽ có những vấn đề phát sinh không thể lường trước được. Lúc này bắt buộc bạn phải có cách giải quyết vấn đề một cách khoa học để không làm ảnh hưởng đến thành quả công việc, đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn cần phải có.

Sự cố luôn xuất hiện mọi lúc mọi nơi, nên hãy luôn đặt mình vào tâm thế sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề xảy ra thật khôn khéo. Đồng nghiệp, sếp, khách hàng, công việc,… tất tần tật những vẫn đề luôn có nguy cơ bùng nổ, nên phải giải quyết chúng cẩn thận.

Xem thêm: Kỹ năng xử lý giải quyết vấn đề: tầm quan trọng, lợi ích

8. Tổ chức và sắp xếp thời gian khoa học

Biết ưu tiên và sắp xếp công việc, đưa ra lộ trình hoàn thành từng công việc sẽ giúp bạn kiểm soát được công việc hiệu quả nhất. Không phải những người thành công đều là tỷ phú thời gian. Họ vẫn có 24h/ ngày như bất kì ai, nhưng số lượng công việc họ làm được rất khổng lồ mang lại hiệu qủa lớn , giá trị cao. Vậy, tại sao, cùng một quỹ thời gian như nhau những chúng ta vẫn luôn cảm thấy không đủ? Chúng ta luôn ở trong tình trạng áp lực không ngừng, chạy đua không kịp? Câu trả lời là chúng ta chưa sắp xếp hợp lý, chưa biết ưu tiên cái nào trước cái nào sau, chưa biết tận dụng tốt từng phút giây.

Hãy đặt ra chỉ tiêu công việc cho mỗi tuần, mỗi ngày, như thế bạn sẽ luôn biết mình phải làm những gì, làm như thế nào. Sắp xếp công việc hợp lý để hoàn thành mục tiêu đề ra trong công ty và cả trong sự nghiệp.

9. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Dù bạn là ai, làm bất kỳ công việc gì, bạn không thể làm việc một mình. Một nhân viên làm việc hiệu quả phải có khả năng hợp tác cùng người khác, nghĩa là phải giao tiếp tốt với đồng nghiệp, thấu cảm với những vấn đề của họ, và học hỏi từ họ.

Kỹ năng này hầu như các bạn đều đã được luyện tập ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ từng chia sẻ: “Các nhà quản lý luôn mong muốn nhân viên của họ có mối quan hệ tốt với nhau vì điều này sẽ làm tăng hiệu quả công việc, chính vì vậy một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện đó là kỹ năng hợp tác và làm việc nhóm. Để hợp tác và làm việc nhóm thành công cần dựa trên nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng và thống nhất”.

Xem thêm: Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả: những điều cần lưu ý

10. Biết lắng nghe và chấp nhận

Dĩ nhiên rằng ai cũng biết nghe và lắng nghe, nhưng nghe làm sao để đạt được hiểu quả thì không phải ai cũng làm được. Vì vậy muốn thành công, bạn phải trau dỗi kỹ biết lắng nghe người khác nói.

Không phải lúc nào trong cuộc sống sẽ luôn đạt được những điều mình mong muốn. Đôi khi phải biết chấp nhận thử thách mà vươn lên.

11. Kỹ năng quan sát

Khả năng quan sát và phân tích giúp bạn học được nhiều điều hơn trong cuộc sống. Đặc biệt là các luật “bất thành văn” trong công ty hoặc có những thứ trong công việc không phải ai cũng nói ra hay chỉ dạy bạn cả. Cách duy nhất bạn có thể học là chịu khó quan sát, phân tích và giải thích mọi thứ xung quanh.

Xem thêm: Kỹ năng quan sát là gì? Cách rèn luyện kỹ năng quan sát

12. Kỹ năng lãnh đạo và chịu trách nhiệm

Nếu mục tiêu của bạn là thăng tiến trong sự nghiệp thì lãnh đạo là kỹ năng không thể thiếu. Khi làm việc, hãy luôn chắc chắn bạn điều hành mọi việc thật trơn tru, hiểu rõ và không đi quá xa mục đích ban đầu. Ngoài ra, bạn cần phải có tinh thần chịu trách nhiệm cao trong công việc, làm tròn nghĩa vụ công việc theo cương vị, chức trách của mình.

13. Khả năng quản lý thời gian

Thời gian là vàng, không ai có thể lấy lại thời gian đã trôi qua. Thế nên bạn cần sắp xếp một lịch trình thật khoa học, theo thứ tự ưu tiên và thời gian cụ thể cho mỗi công việc. Có những công việc đòi hỏi thời gian rất nhiều, có thể lên đến vài ngày, tuy nhiên có những việc chỉ cần giải quyết trong vài giờ đồng hồ. Quản lý thời gian là cách tiết kiệm tốt nhất.

14. Khả năng giải quyết mâu thuẫn

Mâu thuẫn có thể xảy ra trong mọi tình huống. Vì thế, kỹ năng giải quyết mâu thuẫn là một trong những yêu cầu cần thiết cho mọi người, đặc biệt là người sinh hoạt và làm việc trong môi trường tập thể.

Trong môi trường làm việc, mâu thuẫn xảy ra là điều không thể tránh khỏi. Làm thế nào để giải quyết và hạn chế tối đa những tranh cãi, xung đột là chìa khóa giúp bạn giữ gìn, phát triển được nhiều mối quan hệ.

Không phải ai cũng hài lòng hay yêu mến bạn, hơn nữa những va chạm trong quá trình làm việc rất dễ dẫn đến mâu thuẫn. Nhưng hãy luôn biết kiềm chế và tìm cách gải quyết những bất đồng với mọi người trong công ty. Đừng để bản thân trở thành “cái nhọt” của tất cả mọi người.

15. Kỹ năng ra quyết định

Đây là kỹ năng văn phòng cơ bản cuối cùng. Kỹ năng này đóng vai trò quyết định cho sự thành bại của một tổ chức. Ở cấp dộ nhân viên, khi nhận một nhiệm vụ nào đó, hãy suy xét kĩ xem bạn có đủ sức hoàn thành nó không. Nếu không, hãy lên tiếng từ chối hoặc nhờ sự giúp đỡ. Còn nếu bạn là người lãnh đạo, thì việc ra quyết định đúng lúc rất quan trọng với công ty. Đúng người, đúng thời cơ sẽ giúp công ty đạt được nhiều thành quả to lớn.

Trên đây là tổng hợp 15 kỹ năng văn phòng cơ bản cần có dành cho mọi nhân viên văn phòng.

Chúc các bạn thành công!