Các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết

Thời đại công nghệ thông tin hiện nay, bạn cần phải nắm vững các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết gồm Word, Excel và PowerPoint. Sau đây là hướng dẫn của chúng tôi để bạn hiểu rõ về những điều cần nắm vững trong 3 công cụ tin học văn phòng thông dụng này.

Khi nhắc đến các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản, chắc hẳn ai trong chúng ta cũng đều nghĩ đến bộ công cụ tin học văn phòng Microsoft quen thuộc là Word, Excel và PowerPoint. Tin học văn phòng gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Power Point, Microsoft Office Access, … với rất nhiều các phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho công việc văn phòng nói chung. Đây cũng chính là một kỹ năng mềm văn phòng cơ bản mà mọi nhân viên văn phòng đều phải có.

Các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết
?????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????

Sau đây là giải mã các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản bạn cần nắm vững trong Microsoft Word – Excel – PowerPoint:

Tin học văn phòng là gì?

Tin học văn phòng là một nhánh trong ngành CÔNG NGHỆ THÔNG TIN, chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu. Tin học văn phòng gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như Microsoft Office Word, Microsoft Office ExcelMicrosoft Office Power PointMicrosoft Office Access, … với rất nhiều các phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho công việc văn phòng nói chung.

Tin học văn phòng là gì?

Đôi nét về Tin học văn phòng – kỹ năng KHÔNG THỂ THIẾU

  1. Có tới 90% các nhà quản trị sử dụng Excel hàng ngày.
  2. Phần lớn mọi người không nhận thức được tầm quan trọng của Microsoft Office Word – Excel -Powerpoint  vì chỉ sử dụng được 5 – 10% công dụng thật sự của bộ ứng dụng này.
  3. Theo một cuộc điều tra nổi tiếng ở Mỹ, hơn 80% ứng viên tham gia cho rằng kỹ năng Tin học văn phòng Word Excel Powerpoint là một KỸ NĂNG KHÔNG THỂ THIẾU nơi công sở.

Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản làm quen với máy tính

Trước khi tìm hiểu về những điều cần nắm vững trong bộ công cụ tin học văn phòng Word – Excel – PowerPoint, bất cứ ai cũng nên biết các kỹ năng làm quen máy tính sau:

  • Thao tác đánh máy sử dụng mười ngón sao cho đúng vị trí đặt các ngón tay, vị trí các dấu trong văn bản (,.:’?~^@!-+ …..)
  • Các chức năng của bàn phím: Enter, Backspce, Ins,…
  • Biết cách sử dụng các phím tắt (shortcut keys) trên bàn phím máy tính: Copy – Ctrl + C, paste – Crtl + V, print – Ctrl + P, auto correct – Alt + T + A,…
  • Các bước bật tắt và sử dụng máy tính an toàn.

Những kỹ năng cần nắm vững về Word

Những kỹ năng cần nắm vững về Word

 Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biển hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Nó cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphic) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng. Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc với các bản Office trước bản 2007 hay .docx đối với Office 2007, 2010 trở đi. Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web.

Dưới đây là một số điều bạn cần nắm vững để thành thạo một trong các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản này:

  • Nhập liệu văn bản, định dạng văn bản với font chữ, cỡ chữ, màu chữ.
  • Lập, chèn và định dạng bảng.
  • Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ dễ dàng.
  • Chèn ký tự, chèn link liên kết hoặc ghi chú.
  • Thiết lập in với khổ giấy, lề in.
  • Trình bày văn bản đúng yêu cầu với nhiều chức năng như: header, footer, đánh dấu trang …
  • Trộn văn bản: Mail merge
  • Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file.

Những kỹ năng cần nắm vững về Excel

Những kỹ năng cần nắm vững về Excel

Là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.

Hầu hết người đi làm đều công nhận Microsoft Excel là công cụ tin học không thể thiếu để hoàn thành công việc của họ. Đây là công cụ giúp người dùng thiết lập, xử lý và tính toán dữ liệu dễ dàng bằng các ô tính và hàm tính. Những điều bạn cần nắm vững về Excel gồm:

  • Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
  • Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
  • Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
  • Sử dụng lọc dữ liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu
  • Vẽ Biểu đồ: Chart
  • Tạo Link: Hyperlink
  • Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file

Những kỹ năng cần nắm vững về PowerPoint

Những kỹ năng cần nắm vững về PowerPoint

PowerPoint là công cụ vô cùng hữu dụng cho những nhân viên văn phòng cần phải thực hiện thuyết trình, đào tạo hoặc báo cáo công việc. Nó giúp soạn thảo và trình chiếu hiệu quả và dễ dàng. Và những điều bạn cần nắm vững trong công cụ này là:

  • Chỉnh sửa, vẽ hình khối và biểu đồ.
  • Tạo liên kết link
  • Sử dụng các hiệu ứng đa dạng Animation.
  • Chèn âm thanh, hình ảnh và video
  • Bảo mật file
  • Trình chiếu và xuất file sang định dạng PDF.
  • Sử dụng Slide Master.
  • Sử dụng các kiểu trình chiếu và thiết kế hiệu quả.