Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả: những điều cần lưu ý

Làm việc nhóm luôn được đề cao trong bất cứ môi trường làm việc nào bởi nó có một ý nghĩa nhất định quyết định năng suất và hiệu quả của một đội nhóm. Làm việc nhóm có thể hiểu một cách đơn giản là nhiều người cùng nhau kết hợp để thực tốt một nhiệm vụ hướng tới một mục tiêu chung. Cách làm việc này sẽ giúp các cá nhân bổ sung những thiếu sót cho nhau và hoàn thiện bản thân.

Trong quá trình học tập, sinh viên chúng mình thường xuyên làm việc nhóm. Vậy:
Làm sao để công việc của nhóm đạt hiệu quả cao nhất?
Các thành viên phải có kỹ năng làm việc nhóm như thế nào?
Để trả lời những câu hỏi đó. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu nhé:

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả: những điều cần lưu ý

Làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm hay Teamwork là cách nhiều người cùng kết hợp những ưu điểm của mình để hoàn thành một công việc nhanh và hiệu quả nhất. Để công việc của nhóm đạt kết quả cao nhất, các thành viên phải có kỹ năng làm việc nhóm thuần thục. Làm việc nhóm được định nghĩa là nỗ lực hợp tác của một nhóm, trong đó các thành viên sẽ cố gắng hợp tác, sử dụng các kỹ năng cá nhân và cung cấp phản hồi mang tính xây dựng để đạt được mục tiêu chung hoặc hoàn thành nhiệm vụ theo cách hiệu quả và hiệu quả nhất. Cách làm việc này sẽ giúp các cá nhân bổ sung những thiếu sót cho nhau và hoàn thiện bản thân mình. Tuy nhiên, khi làm việc nhóm sẽ không tránh khỏi những ý kiến trái chiều, những mâu thuẫn khiến nhóm dễ tan vỡ.

Ngoài ra, làm việc nhóm (sức mạnh của teamwork) giúp cho mỗi cá nhân đề cao tinh thần tập thể, nâng cao hiệu quả công việc và sự gắn bó.

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Kỹ năng làm việc nhóm là những phẩm chất và khả năng cho phép bạn làm việc tốt với những người khác trong các cuộc trò chuyện, dự án, cuộc họp hoặc hợp tác khác. Mỗi thành viên khi làm việc nhóm cần phải luyện cho mình những kỹ năng cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất, điển hình là 11 điều sau đây.

1. Giao tiếp

Giao tiếp là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả. Cho dù bạn đang thực hiện một bài thuyết trình với các bạn cùng lớp hoặc đảm trách một dự án mới tại nơi làm việc, thì điều quan trọng là nói chuyện cởi mở và trung thực với các thành viên trong nhóm của bạn về những kỳ vọng, thời hạn và trách nhiệm. Giao tiếp cởi mở sẽ giúp thúc đẩy niềm tin và tạo nên một môi trường nhóm tích cực. Khi có những bất đồng xảy ra, việc thẳng thắn và tôn trọng trong giao tiếp của bạn với các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp vấn đề được giải quyết nhanh chóng.

2. Lắng nghe ý kiến người cùng nhóm

Đừng bao giờ cho rằng mọi ý kiến của mình là đúng và mình có thể giải đáp được tất cả các vấn đề. Ai cũng có những hiểu biết giới hạn ở lĩnh vực nào đó do vậy cần lắng nghe người khác nói. Khi lắng nghe bạn sẽ học hỏi được nhiều kiến thức từ người khác để bổ sung cho phần kiến thức mà bạn bị thiếu. Đó là cách hoàn thiện những thiếu xót của bản thân mà bạn cần bổ sung cho mình. Khi làm việc nhóm việc lắng nghe vô cùng quan trọng. Nó giúp mọi người hiểu nhau hơn, tôn trọng nhau hơn.

Cần biết tôn trọng và lắng nghe ý kiến của người khác để thấy điểm tốt và chưa tốt, cùng nhau thảo luận, đóng góp để có kết quả làm việc hiệu quả.

3. Kỹ năng tổ chức phân công công việc

Kỹ năng tổ chức công việc là kỹ năng đòi hỏi người làm việc nhóm phải biết làm. Việc này giúp người trong nhóm giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh, tổ chức phân chia công việc cho các bộ phận nhằm cho công việc không bị gián đoạn.

Cùng trao đổi để phân công công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong nhóm, phân chia khối lượng công việc đồng đều giữa các thành viên và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ.

4. Trợ giúp và tôn trọng lẫn nhau

Kỹ năng mềm làm việc nhóm thì tất cả các thành viên đều phải trợ giúp và tôn trọng lẫn nhau. Điều này giúp tinh thần đoàn kết đi lên không chỉ trong công việc mà cả trong đời sống.

Khi làm việc nhóm mỗi người nên hạ bớt cái tôi cá nhân để lắng nghe những ý kiến của người khác. Việc giúp đỡ và tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm chính là động lực lớn nhất để cùng làm việc và hướng tới mục đích chung cuối cùng. Việc giúp đỡ và tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm chính là động lực lớn nhất để cùng làm việc và hướng tới mục đích chung cuối cùng.

5. Có trách nhiệm với công việc được giao

Không chỉ có trách nhiệm với công việc được giao mà bản thân mình cần có trách nhiệm với công việc của cả nhóm. Làm việc nhóm cần phối hợp với các thành viên khác để hiệu quả công việc đạt cao nhất và đúng tiến độ. Nhưng nếu thiếu đi sự trách nhiệm, nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể nhóm. Khi đó, chỉ một cá nhân có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ của tất cả mọi người.

Khi làm việc một mình, kết quả không tốt thì chỉ bạn là người chịu trách nhiệm, nhưng làm việc nhóm thì khác. Nếu bạn ỷ lại hoặc không hoàn thành nhiệm vụ được giao nghĩa là bạn đang làm ảnh hưởng đến cả tập thể. Khi đó công lao của những người cố gắng làm tốt cũng bị phủ nhận tất cả, bởi kết quả cuối cùng mới là thước đo kết quả chứ không phải chỉ một phần công việc được hoàn thành.

6. Khuyến khích và phát triển cá nhân

Đây là kỹ năng dành cho người trưởng nhóm, một thủ lĩnh có bản lĩnh và năng lực là một thủ lĩnh biết cách khuyến khích, tạo động lực, điều kiện cho các thành viên trong nhóm phát triển cá nhân ngay trong đội của mình. Đề cao đến tinh thần tập thể là điều nên làm đối với làm việc nhómnhững đừng quên mất việc phát huy thế mạnh của các cá nhân. Các cá nhân khi được phát huy những thế mạnh của bản thân họ sẽ gắn những thế mạnh đó với công việc nhóm và cảm thấy bản thân họ vẫn được coi trọng, phát triển ngay cả trong tập thể nhóm.

Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, từ đó sẽ thúc đẩy sự đóng góp của bản thân. Vì vậy nếu thấy được sự cố gắng của các thành viên trong nhóm thì bạn đừng ngừng ngại dành những lời khen cho họ.

7. Làm việc nhóm trên tinh thần gắn kết

7. Làm việc nhóm trên tinh thần gắn kết

Hãy biết cách gắn kết lại với các thành viên khác trong nhóm nếu không bạn sẽ thấy lẻ loi, đôi khi cảm thấy mình không được trọng dụng trong nhóm, nhưng đó chỉ là do bạn tưởng tượng mà thôi. Hãy học cách sát lại với mọi người, chỉ có sự gắn kết mới cho các bạn một nhóm hoàn hảo nhất. Bởi khi đó các thành viên sẽ cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhautrong công việc cũng như cuộc sống.

8. Vô tư, ngay thẳng trong “teamwork”

Khi làm việc nhóm bạn hãy bỏ qua hết sự ích kỷ cá nhân, không chấp nhất những chuyện nhỏ, tỵ nạnh với đồng đội của mình, trách va chạm, mâu thuẫn… Hãy thẳng thắn nêu quan điểm cá nhân của bản thân mình, góp ý cho bạn sửa đổi. Có như thế, người khác hay chính bản thân mình mới nhận biết được những lỗi lầm cần sửa chữa. Tránh việc nói xấu, tỵ nạnh sẽ làm ảnh hưởng đến tình đoàn kết của cả nhóm.

Các nhóm làm việc chỉ thành công khi tất cả các thành viên tham gia đầy đủ vào việc chia sẻ ý tưởng và thực hiện các nhiệm vụ. Những thuộc tính hợp tác này làm cho một thành viên có giá trị hơn nhiều đối với nhóm của mình. Sự tham gia và hợp tác tích cực cũng giúp bạn nhận được sự tôn trọng của các thành viên khác trong nhóm, khiến họ sẵn sàng nghe ý kiến của bạn hơn.

9. Kỹ năng thuyết phục và trình bày

Hãy trình bày ý kiến, hiểu biết của bạn, chia sẻ những kiến thức bạn có để cùng nhau đưa ra phương pháp phù hợp nhất để giải quyết vấn đề.

Trong khi lắng nghe ý kiến của các thành viên khác trong nhóm, bạn cũng cần kỹ năng thuyết phục để hướng người khác ủng hộ các đề xuất của mình. Các nhóm thường có cách tiếp cận khác nhau để đi đến thỏa thuận, nhưng trong một số tình huống, một thành viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực cần phải “đấu tranh” cho quan điểm của mình bằng các lý lẽ và bằng chứng rõ ràng với mục tiêu để nhóm có thể hoạt động hiệu quả nhất.

10. Hãy luôn đúng giờ

Hãy luôn đúng giờ, điều đó sẽ giúp cho các thành viên khác trong nhóm không phải chờ đợi bạn hay phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận trước đó. Điều đó cũng thể hiện mình tôn trọng nhóm. Những người chuyên nghiệp, bao gồm nhân viên và người quản lý có một đặc điểm chung, đó là họ ưu tiên sự đúng giờ. Khi bạn đến muộn, bạn đã để lại ấn tượng xấu. Không ai muốn bắt đầu cuộc họp quan trọng bằng một lời xin lỗi. Mặt khác, bạn cũng có thể bị căng thẳng và phân tâm, thậm chí mắc các sai lầm không đáng có.

11. Tư duy phản biện

Tư duy phản biện cho phép bạn đưa ra quyết định tốt hơn, sáng suốt hơn. Bạn có thể dễ dàng xuôi theo điều mà cả nhóm đã quyết định hoặc một thành viên tin rằng đó là cách hành động tốt nhất nhưng nhưng đôi khi một cách tiếp cận khác hoặc một ý tưởng mới có thể giúp đạt được kết quả tốt hơn. Bằng cách suy nghĩ nghiêm túc về tình huống – xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề, phản ánh những kinh nghiệm trong quá khứ và lắng nghe những gì các thành viên khác trong nhóm nói – bạn có thể đạt được một bước đột phá giúp nhóm tiến lên theo những cách mới và thú vị hơn.

12. Phê bình và tự phê bình

Học cách chấp nhận những lời chỉ trích và phản hồi là một phần quan trọng làm việc nhóm. Nhiều người sợ các phản hồi tiêu cực hoặc trở nên tức giận khi họ cảm thấy bị chỉ trích, nhưng bạn có thể sử dụng phản hồi này để cải thiện mối quan hệ với đồng nghiệp. Bằng cách lắng nghe những lời chỉ trích một cách hòa nhã, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và trung thực hơn, nơi các thành viên khác trong nhóm của bạn cảm thấy thoải mái để bày tỏ ý kiến của họ. Chấp nhận những lời chỉ trích không có nghĩa là bạn phải đồng ý với lời phê bình mà chỉ đơn giản là chấp nhận quan điểm của người khác.

Mặt khác, kỹ năng đưa ra phản hồi và phê bình mang tính xây dựng cho đồng nghiệp của bạn cũng rất quan trọng để tạo ra một đội ngũ mạnh mẽ và hiệu quả. Tập trung vào việc sử dụng ngôn ngữ tích cực khi cung cấp phản hồi, vì những từ ngữ tiêu cực có thể khiến người nhận cảm thấy phòng thủ và điều này sẽ cản trở cuộc thảo luận mở.

Những điểm cần hoàn thiện 

Những điểm cần hoàn thiện kỹ năng làm việc nhóm

Để có thể hoàn thiện hơn. Chúng ta có thể liệt kê ra một số điểm cần phải hoàn thiện hơn trong kỹ năng làm việc nhóm hiện nay của nhiều nhân viên:

Thái độ và quan điểm về sự hợp tác

Một tâm lý chung khi một người hợp tác làm việc với đám đông, đó là sợ bị mất quyền lợi của bản thân mình. Từ đây dẫn đến tâm lý: tôi luôn đúng, chỉ có tôi mới làm việc này một cách tốt nhất, và vì thế, tôi là người có công lao lớn nhất. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến việc nối kết các thành viên trong nhóm lại. Khó khăn phát sinh cả về mặt nhận thức vấn đề và việc đưa ra giải pháp, vì ai cũng tự cho mình là trung tâm nổi bật, là “tài sản quý giá” của nhóm.

Chưa thấu hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của bản thân

Việc thấu hiểu vai trò của mình trong việc tương tác với đồng nghiệp khác rất quan trọng. Để tạo được sự tín nhiệm đối với các thành viên còn lại trong nhóm, thì chúng ta phải thể hiện cũng như nhận thức một cách chủ động về vai trò của mình trong tập thể. Điều này có lợi khi người đứng đầu nhóm phân công công việc cho các thành viên. Nếu biết rõ về bạn, họ sẽ có quyết định chính xác hơn, dẫn đến kết quả mỹ mãn hơn.

Năng lực lãnh đạo của người trưởng nhóm

Nói rộng ra, chúng ta có thể hiểu trưởng nhóm ở đây là người quản lý, nhà lãnh đạo doanh nghiệp… Điều đương nhiên là với một nhóm tập thể thì yếu tố lãnh đạo, dẫn dắt luôn rất quan trọng. Người trưởng nhóm phải đóng vai trò  chất xúc tác kết nối các thành viên trong cùng một nhóm. Đặc biệt, trưởng nhóm cũng phải có khả năng quyết định, tiếp thu ý kiến và đặt ra những mục tiêu phù hợp cho năng lực chung của nhóm mình.

Kỹ năng làm việc nhóm là rất quan trọng đối với hầu hết các công việc nhất là khi muốn tìm việc làm mới, vì vậy đó là một ý tưởng tốt để dành thời gian phát triển các kỹ năng bạn sẽ cần đến. Càng thành thạo các kỹ năng làm việc nhóm, bạn càng có nhiều cơ hội thành công trong sự nghiệp.

Nắm rõ và vận dụng được 11 lưu ý trên, vấn đề làm việc nhóm sẽ trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết, hạn chế được những áp lực, bất đồng trong quá trình làm việc nhóm, giúp cho mỗi cá nhân đề cao tinh thần tập thể, nâng cao hiệu quả công việc và sự gắn bó.

Xem thêm: 15 kỹ năng văn phòng cơ bản cần có